Política de Privacidade — BeeMeet

Esta Política se aplica ao tratamento de dados relacionado à BeeMeet, incluindo dados de:

• clientes que contratam a plataforma;
• usuários autorizados nas contas dos clientes;
• participantes de reuniões gravadas, transcritas ou analisadas pela BeeMeet;
• visitantes do site https://www.beemeet.ai;
• pessoas que entram em contato com nosso time de suporte, comercial ou privacidade.

Ao usar a BeeMeet, acessar o site ou interagir conosco, você concorda com esta Política, na medida aplicável à sua relação com a plataforma.

2.1 Dados de conta e cadastro

Podemos coletar dados como:

• nome;
• e-mail profissional;
• telefone;
• cargo;
• empresa;
• CNPJ, CPF ou dados equivalentes quando necessários para contratação;
• endereço de cobrança;
• credenciais de acesso e dados de autenticação.

2.2 Dados de uso e dispositivo

Podemos coletar dados técnicos e de uso, como:

• endereço IP;
• identificadores de sessão;
• logs de acesso;
• data e hora de uso;
• tipo de navegador;
• sistema operacional;
• idioma;
• páginas, telas e funcionalidades acessadas;
• eventos de uso e métricas de produto.

2.3 Dados de reuniões

Como a BeeMeet é uma plataforma de inteligência de reuniões, podemos tratar dados como:

• áudio e vídeo de reuniões;
• transcrições;
• títulos, data e horário das reuniões;
• lista de participantes;
• links de videoconferência;
• resumos, anotações e insights gerados;
• informações extraídas por IA;
• metadados relacionados ao uso da reunião na plataforma.

2.4 Dados de cobrança

Para processar pagamentos e administrar o contrato, podemos tratar dados como:

• plano contratado;
• histórico de cobranças;
• status de pagamento;
• notas fiscais e documentos fiscais;
• dados necessários para faturamento e conciliação financeira.

2.5 Dados obtidos por integrações

Quando você conecta serviços de terceiros à BeeMeet, podemos acessar dados compatíveis com a finalidade da integração, como:

• dados de calendário do Google e da Microsoft;
• contatos, empresas, negócios/deals, histórico de atividades e esquema de campos de CRMs;
• campos personalizados do CRM;
• credenciais e tokens de autenticação necessários para manter a integração ativa.

Usamos os dados para:

• criar, manter e administrar sua conta;
• prestar os serviços contratados;
• identificar reuniões futuras;
• gravar, transcrever e analisar reuniões;
• gerar resumos, insights, anotações e sugestões;
• associar reuniões a registros do CRM;
• preencher campos do CRM conforme suas configurações;
• prestar suporte técnico e atendimento;
• autenticar usuários e proteger acessos;
• monitorar desempenho, disponibilidade e segurança da plataforma;
• processar cobranças e cumprir obrigações fiscais;
• prevenir fraudes, abusos e usos indevidos;
• produzir métricas e analytics de produto;
• cumprir obrigações legais, regulatórias ou ordens de autoridades competentes;
• exercer direitos em processos administrativos, judiciais ou arbitrais.

A BeeMeet trata dados com base nas hipóteses permitidas pela LGPD. As principais bases legais que usamos são:

• Execução de contrato: para fornecer a plataforma, permitir acesso, processar gravações, transcrições, integrações, suporte e faturamento.
• Legítimo interesse: para segurança, prevenção a fraudes, melhoria do serviço, métricas de uso, suporte operacional e proteção da plataforma, sempre com avaliação de necessidade e proporcionalidade.
• Consentimento: quando essa base for exigida ou adotada para determinada operação, especialmente no contexto de participantes de reuniões, quando aplicável.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória: para retenção de registros fiscais, atendimento a obrigações legais e resposta a autoridades.
• Exercício regular de direitos: para defesa em processos e atendimento de demandas administrativas, judiciais ou arbitrais.

No caso de participantes de reunião, a base primária esperada é o consentimento obtido pelo cliente responsável pela reunião. Dependendo do contexto e da finalidade, poderá haver também legítimo interesse subsidiário do controlador, quando juridicamente aplicável e devidamente avaliado.

5.1 Quais dados acessamos

Quando você conecta sua conta Google à BeeMeet, podemos acessar os dados do Google Calendar necessários para o funcionamento da integração, incluindo:

• títulos de eventos;
• datas e horários;
• descrições;
• lista de participantes;
• links de videoconferência.

5.2 Como usamos esses dados

Usamos esses dados para:

• identificar reuniões futuras;
• reconhecer quais reuniões podem ser gravadas;
• agendar gravação automática conforme a configuração definida por você.

5.3 Limites do acesso

Não acessamos Gmail, Google Drive ou outros serviços do Google além do necessário para a funcionalidade de calendário e agendamento de gravações.

5.4 Revogação e exclusão

Você pode revogar o acesso da BeeMeet à sua conta Google a qualquer momento, nas configurações da sua conta Google ou da própria BeeMeet.

Após a desconexão, os dados e tokens relacionados ao Google Calendar são excluídos em até 7 dias.

5.5 Texto obrigatório Limited Use

O uso e a transferência, pela BeeMeet, de informações recebidas das APIs do Google obedecerão à Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

5.6 Texto obrigatório sobre IA e Google

A BeeMeet não utiliza dados obtidos das APIs do Google Workspace para desenvolver, treinar ou aprimorar modelos de inteligência artificial ou machine learning generalizados ou não personalizados, incluindo modelos de terceiros. Esses dados são processados apenas para fornecer as funcionalidades solicitadas por você.

Quando você conecta um CRM à BeeMeet, como HubSpot e futuramente outros provedores compatíveis, podemos acessar:

• contatos;
• empresas;
• negócios/deals;
• histórico de atividades;
• esquema de campos do CRM;
• campos personalizados.

Usamos esses dados para:

• associar reuniões aos registros corretos;
• entender quais campos podem ser preenchidos com base no conteúdo das reuniões;
• gravar informações nos campos escolhidos por você.

Você controla quais campos serão preenchidos automaticamente e pode revogar a integração a qualquer momento.

Após a desconexão da integração, tokens e credenciais do CRM são excluídos em até 30 dias.

A BeeMeet não vende dados obtidos por integrações de CRM e não utiliza esses dados para desenvolver, treinar ou aprimorar modelos de inteligência artificial generalizados ou não personalizados, próprios ou de terceiros. Esses dados são tratados apenas para executar as funcionalidades solicitadas por você.

7.1 Microsoft calendário

Se você conectar sua conta Microsoft à BeeMeet, poderemos acessar os dados de calendário necessários para identificar reuniões futuras e agendar gravações automáticas.

Não acessamos e-mails, arquivos ou outros serviços da Microsoft além do estritamente necessário para essa funcionalidade.

7.2 Microsoft Teams

Quando você usa a BeeMeet em reuniões do Microsoft Teams, um participante automatizado (bot) entra na reunião para gravar e transcrever o conteúdo, mediante sua solicitação ou configuração.

Esse bot é visível aos participantes, e a gravação é sinalizada no início da reunião. O áudio, o vídeo e a transcrição são tratados de acordo com esta Política.

7.3 Revogação

A conexão com a conta Microsoft pode ser revogada a qualquer momento nas configurações da BeeMeet ou da própria conta Microsoft.

A BeeMeet pode atuar em papéis diferentes, conforme o tipo de dado tratado.

• Operadora: em relação aos dados do CRM do cliente e ao conteúdo das reuniões, a BeeMeet trata esses dados em nome do cliente e conforme as instruções dele.
• Controladora: em relação aos dados de conta, cadastro, faturamento, uso da plataforma, segurança, suporte e relacionamento comercial, a BeeMeet toma as decisões principais sobre o tratamento e atua como controladora.

A BeeMeet usa inteligência artificial para:

• transcrever reuniões;
• gerar resumos;
• extrair informações;
• identificar padrões;
• sugerir ações e preenchimentos de CRM.

Apesar disso, sistemas de IA podem apresentar imprecisões, vieses, falhas de interpretação ou resultados incompletos, especialmente em casos de áudio com ruído, sotaques, sobreposição de falas ou contexto ambíguo.

Os outputs gerados pela BeeMeet não substituem revisão humana. Você deve revisar informações relevantes antes de usá-las em decisões comerciais, operacionais, contratuais ou legais.

Quando aplicável, o titular de dados pode solicitar revisão humana de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, por meio do e-mail privacidade@beemeet.ai.

A BeeMeet compartilha dados apenas quando isso é necessário para:

• operar a plataforma;
• executar funcionalidades contratadas;
• prestar suporte;
• processar cobranças;
• manter segurança, monitoramento e infraestrutura;
• cumprir obrigações legais;
• exercer direitos.

Usamos os seguintes subprocessadores e fornecedores de apoio operacional:

• Recall.ai — gravação e transcrição de reuniões;
• OpenAI — análise por IA;
• Supabase — banco de dados e autenticação;
• Vercel — hospedagem e infraestrutura;
• Chargebee — cobrança;
• HubSpot — integração e CRM, quando aplicável;
• Sentry — monitoramento de erros;
• PostHog — analytics de produto;
• Axiom — observabilidade e logs;
• Brevo — e-mail transacional e comunicações.

Também poderemos compartilhar dados com autoridades públicas, escritórios de advocacia, auditores, consultores e parceiros técnicos quando isso for necessário para cumprimento de obrigação legal, proteção de direitos ou operação do serviço.

Essa lista pode ser atualizada ao longo do tempo. Mudanças relevantes serão refletidas nesta Política.

Parte dos dados tratados pela BeeMeet pode ser processada fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos, por fornecedores de infraestrutura, IA, gravação, suporte, autenticação e analytics.

Quando isso acontecer, adotaremos medidas compatíveis com a LGPD para proteger os dados, incluindo salvaguardas contratuais, controles de segurança e avaliação dos fornecedores envolvidos.

A BeeMeet adota medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados tratados pela plataforma, incluindo:

• criptografia em trânsito;
• criptografia em repouso;
• controles de acesso por perfil e necessidade;
• autenticação;
• registros de log e auditoria;
• monitoramento de segurança;
• backups;
• políticas internas de acesso e governança.

Ainda assim, nenhum sistema é totalmente inviolável. Por isso, embora adotemos padrões razoáveis de segurança, não podemos garantir risco zero contra incidentes, ataques sofisticados ou falhas imprevisíveis.

Após os prazos aplicáveis, os dados são excluídos ou anonimizados, salvo quando houver obrigação legal, regulatória ou necessidade legítima de retenção para exercício regular de direitos.

Nos termos da LGPD e quando aplicável ao caso concreto, você pode solicitar:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou exclusão de dados, quando cabível;
• portabilidade, quando aplicável;
• informação sobre compartilhamento de dados;
• revogação do consentimento, quando essa for a base legal;
• oposição ao tratamento, quando cabível;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado.

Para exercer esses direitos, entre em contato pelo e-mail privacidade@beemeet.ai.

Em caso de incidente de segurança relevante envolvendo dados pessoais, a BeeMeet adotará medidas de contenção, investigação, correção e comunicação, nos termos da LGPD e conforme aplicável ao caso.

Quando necessário, notificaremos clientes, titulares e autoridades competentes de acordo com a natureza do incidente e com as exigências legais.

A BeeMeet não é destinada a menores de 18 anos.

Se uma reunião envolver dados de crianças ou adolescentes, o cliente responsável pela reunião deve observar o regime jurídico aplicável, inclusive as regras especiais da LGPD e demais normas pertinentes.

Clientes que precisarem formalizar um Acordo de Tratamento de Dados (DPA) com a BeeMeet podem consultar o documento completo ou solicitá-lo pelo e-mail privacidade@beemeet.ai.

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, regulatórias, operacionais ou técnicas.

Sempre que houver atualização, publicaremos a nova versão no site e indicaremos a data da última atualização no topo deste documento.

19.1 Clientes com sede no Brasil e titulares localizados no Brasil

Para clientes com sede no Brasil e para a relação com titulares de dados localizados no Brasil, esta Política é regida pelas leis da República Federativa do Brasil, incluindo a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e, quando aplicável, o Código de Defesa do Consumidor. Fica eleito o foro da Comarca de São Paulo/SP para dirimir controvérsias relacionadas a esta Política.

19.2 Clientes com sede fora do Brasil

Para clientes com sede fora do Brasil, esta Política é regida pelas leis do Estado de Delaware, EUA, com foro exclusivo em Delaware, excluídos os princípios de conflito de leis e a Convenção da ONU sobre Compra e Venda Internacional de Mercadorias.

BeeMeet — Sales Documents, Inc.
Suporte: suporte@beemeet.ai
Privacidade / Encarregado: privacidade@beemeet.ai
Site: https://www.beemeet.ai

Se você tiver dúvidas sobre esta Política de Privacidade ou sobre o tratamento dos seus dados, entre em contato conosco.