Acordo de Tratamento de Dados (DPA) — BeeMeet

1.1 Partes

• Controladora: o Cliente contratante da BeeMeet, responsável por definir as finalidades e os meios do tratamento dos dados pessoais no contexto do uso da plataforma.
• Operadora: Sales Documents, Inc., responsável pela operação da BeeMeet.

1.2 Escopo

Este DPA aplica-se apenas aos dados pessoais tratados pela BeeMeet em nome do Cliente no contexto da utilização da plataforma BeeMeet.

1.3 Dados fora do escopo

Este DPA não se aplica aos dados que a BeeMeet trata para fins próprios, na qualidade de controladora, incluindo dados de conta, faturamento, segurança da plataforma, suporte geral, prevenção a fraudes, uso da plataforma para fins analíticos próprios e cumprimento de obrigações legais da própria BeeMeet.

Para os fins deste DPA, os termos abaixo têm os seguintes significados:

• LGPD: Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, e demais normas complementares aplicáveis.
• Dados Pessoais: qualquer informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dados Pessoais Sensíveis: dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculados a uma pessoa natural.
• Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, controle, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.
• Controladora: a parte responsável pelas decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.
• Operadora: a parte que realiza o tratamento de dados pessoais em nome da Controladora.
• Suboperador: terceiro contratado pela BeeMeet para realizar parte do tratamento de dados pessoais em nome do Cliente.
• Incidente de Segurança: evento confirmado ou razoavelmente suspeito que resulte em destruição, perda, alteração, divulgação ou acesso não autorizado a dados pessoais.
• Instruções Documentadas: orientações do Cliente à BeeMeet formalizadas no contrato principal, nas configurações da plataforma, nas integrações ativadas ou por comunicação formal compatível com o serviço contratado.
• Plataforma: a solução BeeMeet, incluindo aplicações, bots, integrações, APIs e demais componentes relacionados ao serviço.
• Conteúdo de Reunião: áudio, vídeo, transcrição, resumo, anotações, insights, metadados e demais informações geradas ou tratadas a partir de reuniões realizadas pelo Cliente por meio da BeeMeet.
• CRM: sistema de gestão de relacionamento com clientes conectado à BeeMeet, incluindo, por exemplo, HubSpot e outros provedores compatíveis.

A BeeMeet tratará dados pessoais somente para prestar os serviços contratados pelo Cliente, incluindo:

• gravação de reuniões;
• transcrição de reuniões;
• análise de conteúdo de reuniões;
• geração de resumos, notas e insights;
• extração de informações do conteúdo tratado;
• associação de reuniões a registros do CRM do Cliente;
• preenchimento e atualização de campos do CRM, conforme instruções, permissões e configurações definidas pelo Cliente.

4.1 Natureza do tratamento

O tratamento poderá envolver, conforme o uso feito pelo Cliente, operações como:

• coleta;
• armazenamento;
• organização;
• consulta;
• transcrição;
• análise;
• associação;
• atualização;
• registro;
• exclusão.

4.2 Finalidade do tratamento

O tratamento será realizado exclusivamente para viabilizar a prestação do serviço BeeMeet ao Cliente.

4.3 Duração do tratamento

O tratamento ocorrerá durante a vigência do contrato principal e, após seu término, pelos períodos de retenção necessários para exportação, segurança, cumprimento de obrigação legal ou exercício regular de direitos, conforme este DPA e a Política de Privacidade.

4.4 Categorias de dados pessoais

Dependendo do uso da plataforma, a BeeMeet poderá tratar, em nome do Cliente, categorias de dados como:

• nome;
• e-mail;
• telefone;
• cargo;
• empresa;
• voz;
• imagem;
• transcrição de fala;
• informações trocadas em reunião;
• dados de calendário;
• dados de CRM;
• informações inseridas ou geradas a partir do Conteúdo de Reunião.

4.5 Categorias de titulares

Os dados pessoais tratados podem se referir a:

• Usuários do Cliente;
• colaboradores do Cliente;
• prospects;
• clientes finais;
• fornecedores;
• parceiros;
• participantes de reuniões.

5.1 Tratamento conforme instruções

A BeeMeet tratará dados pessoais apenas conforme as Instruções Documentadas do Cliente, refletidas:

• no contrato principal;
• nas configurações definidas na plataforma;
• nas integrações ativadas pelo Cliente;
• em solicitações formais compatíveis com o serviço contratado.

5.2 Limites das instruções

A BeeMeet poderá recusar instruções que:

• sejam manifestamente ilícitas;
• contrariem este DPA, o contrato principal ou a legislação aplicável;
• exijam funcionalidades não suportadas pela plataforma;
• comprometam a segurança da BeeMeet ou de outros clientes.

5.3 Responsabilidade pelas instruções

O Cliente é responsável pela legalidade, adequação e legitimidade das instruções fornecidas à BeeMeet.

O Cliente, na qualidade de Controladora, é responsável por:

• definir a base legal adequada para o tratamento dos dados pessoais;
• informar os titulares sobre o tratamento, quando exigido;
• obter consentimento dos participantes da reunião, quando essa for a base legal aplicável;
• avaliar e documentar outra base legal aplicável, quando o consentimento não for necessário;
• garantir que possui autorização para conectar calendários, CRMs e outras integrações à BeeMeet;
• definir, revisar e validar campos, regras e automações de CRM;
• responder às solicitações de titulares, quando atuar como controladora;
• usar a plataforma em conformidade com a lei, com o contrato principal e com este DPA.

No caso de participantes de reunião, o Cliente é o principal responsável por garantir a existência de consentimento válido ou de outra base legal aplicável para gravação, transcrição, análise e demais tratamentos relacionados à reunião.

Nos casos em que o Cliente optar por se apoiar em legítimo interesse como base subsidiária, caberá ao próprio Cliente avaliar e documentar a aplicabilidade dessa base, inclusive quanto à necessidade, proporcionalidade e transparência do tratamento.

A BeeMeet compromete-se a:

• tratar dados pessoais apenas nos limites deste DPA, do contrato principal e das Instruções Documentadas do Cliente;
• assegurar que pessoas autorizadas a tratar os dados estejam sujeitas a obrigações de confidencialidade;
• adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais;
• prestar cooperação razoável ao Cliente para atendimento de solicitações de titulares, quando cabível e tecnicamente possível;
• informar o Cliente sobre incidentes de segurança relevantes, nos termos deste DPA;
• contratar e gerenciar Suboperadores de acordo com este DPA;
• excluir ou devolver dados pessoais ao final da relação, observadas retenções legais, regulatórias e técnicas justificáveis;
• manter registro e controles compatíveis com a natureza do serviço prestado.

A BeeMeet adota medidas técnicas e organizacionais proporcionais aos riscos do tratamento, incluindo:

• criptografia em trânsito;
• criptografia em repouso;
• controle de acesso por perfil e necessidade;
• autenticação;
• registros de log e auditoria;
• monitoramento;
• backups;
• processos internos de governança e segurança.

Essas medidas são revisadas e ajustadas conforme a evolução do serviço, da tecnologia e dos riscos identificados.

Nenhum sistema, porém, é absolutamente inviolável. Por isso, embora a BeeMeet adote padrões razoáveis e compatíveis com o mercado, não é possível garantir risco zero contra incidentes, ataques sofisticados ou falhas imprevisíveis.

A BeeMeet poderá contratar Suboperadores para viabilizar a prestação do serviço, mantendo responsabilidade contratual sobre eles nos limites da lei aplicável e do contrato principal.

Os Suboperadores atualmente utilizados incluem:

• Recall.ai — gravação e transcrição;
• OpenAI — análise por IA;
• Supabase — banco de dados e autenticação;
• Vercel — hospedagem e infraestrutura;
• Chargebee — cobrança;
• HubSpot — integração/CRM quando aplicável;
• Sentry — monitoramento de erros;
• PostHog — analytics de produto;
• Axiom — observabilidade e logs;
• Brevo — e-mail transacional e comunicações.

A lista de Suboperadores poderá ser atualizada ao longo do tempo. Mudanças relevantes serão refletidas na documentação aplicável da BeeMeet.

Parte do tratamento realizado no âmbito da BeeMeet pode ocorrer fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos, por provedores de infraestrutura, gravação, inteligência artificial, analytics, autenticação, comunicação e suporte.

Nesses casos, a BeeMeet adotará medidas compatíveis com a LGPD para proteger os dados pessoais, incluindo salvaguardas contratuais, avaliação de fornecedores e medidas técnicas e organizacionais adequadas.

Como regra, o Cliente é o responsável por receber, analisar e responder às solicitações feitas pelos titulares de dados.

Mediante solicitação razoável do Cliente, a BeeMeet prestará cooperação, na medida do possível e dentro dos limites do serviço contratado, para apoiar o atendimento de pedidos relacionados a:

• acesso;
• correção;
• exclusão;
• anonimização, quando cabível;
• portabilidade, quando aplicável;
• oposição;
• revisão humana de decisões automatizadas, quando cabível.

A BeeMeet poderá encaminhar diretamente ao Cliente qualquer solicitação recebida de titular que diga respeito a dados tratados em nome do Cliente.

A BeeMeet notificará o Cliente, sem atraso indevido, sobre Incidentes de Segurança relevantes envolvendo dados pessoais tratados em nome do Cliente.

Na medida das informações disponíveis no momento da comunicação, a BeeMeet informará:

• a natureza do incidente;
• as categorias de dados envolvidas;
• as categorias de titulares afetados, quando possível;
• as medidas de contenção e mitigação adotadas ou planejadas;
• os riscos identificados;
• outras informações úteis para a avaliação do Cliente.

Caberá ao Cliente, quando atuar como Controladora, avaliar a necessidade de comunicação à ANPD e aos titulares, com base na legislação aplicável e nas informações fornecidas pela BeeMeet.

O Cliente poderá solicitar a exportação dos dados dentro do prazo aplicável. Após os prazos indicados, os dados serão excluídos ou anonimizados, salvo quando houver obrigação legal, regulatória ou necessidade legítima de retenção para exercício regular de direitos.

O Cliente poderá solicitar informações razoáveis sobre as medidas de segurança e conformidade adotadas pela BeeMeet, desde que isso:

• não exponha segredos comerciais;
• não comprometa a segurança da BeeMeet;
• não comprometa a segurança ou a confidencialidade de outros clientes;
• seja proporcional ao risco e ao contexto do tratamento.

Auditorias presenciais ou verificações mais amplas somente poderão ocorrer em situações justificadas, mediante:

• aviso prévio razoável;
• definição clara de escopo;
• compromisso de confidencialidade;
• limitação de impacto operacional;
• reembolso de custos razoáveis, quando aplicável.

A BeeMeet poderá, a seu critério, atender pedidos de auditoria por meio de documentação, questionários, relatórios, certificações, declarações técnicas ou outros meios equivalentes.

Este DPA não regula, como tratamento realizado em nome do Cliente, os dados que a BeeMeet trata como controladora, incluindo:

• dados de cadastro da conta principal;
• dados de faturamento e cobrança;
• dados tratados para prevenção a fraude;
• logs de segurança próprios da BeeMeet;
• dados de relacionamento comercial;
• dados necessários ao cumprimento de obrigações legais, fiscais, regulatórias ou de defesa da própria BeeMeet.

Esses tratamentos seguem a Política de Privacidade da BeeMeet e a legislação aplicável.

Este DPA integra o contrato principal celebrado entre as partes e deve ser interpretado em conjunto com ele.

Em caso de conflito entre este DPA e o contrato principal sobre matérias relacionadas ao tratamento de dados pessoais realizado pela BeeMeet em nome do Cliente, prevalecerá este DPA.

As limitações e exclusões de responsabilidade previstas no contrato principal aplicam-se a este DPA, na medida permitida pela lei aplicável.

Para Clientes com sede no Brasil e para tratamentos relacionados a titulares localizados no Brasil, aplicam-se as leis brasileiras, incluindo a LGPD, com foro da Comarca de São Paulo/SP.

Para Clientes com sede fora do Brasil, aplicam-se as leis do Estado de Delaware, EUA, com foro exclusivo em Delaware.

BeeMeet — Sales Documents, Inc.
Privacidade: privacidade@beemeet.ai
Suporte: suporte@beemeet.ai
Site: https://beemeet.ai

Em caso de dúvidas sobre este DPA, entre em contato pelo e-mail privacidade@beemeet.ai.